会議室で行うWEB会議でおすすめしたい製品やトラブル解決方法
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新型コロナウイルスの流行が始まった2020年初頭以降、日本でもテレワークや在宅勤務という働き方が広まりました。こうした勤務形態では一般的にWEB会議によるコミュニケーションが行われますが、慣れない環境でトラブルに悩まされた経験がある人も多いでしょう。WEB会議のトラブルを解決するためには、使用する製品を見直してみるのが効果的です。
本稿ではWEB会議におけるよくあるトラブルの解決法、およびおすすめ製品を紹介します。
1. ZoomやGoogleMeets等を使ったWEB会議は一般化している
従来のビデオ通話ツールでもWEB会議を行うことは可能でしたが、様々な機能を備えたWEB会議に特化したZoomやGoogleMeetsといった通信ツールも多くリリースされているためそれらを利用することはかなり一般化されました。
このようなツールは基本的には、PCにツールをインストールして機材を接続するだけで設備環境が整います。特にノートPCにはマイクやwebカメラが搭載されている場合も多いため、最低限PC1台さえあればWEB会議を行うことも可能です。少人数で行う、あるいは短時間で終わるWEB会議であれば、PCに備え付けの機能や数千円の簡易的なカメラやマイク等の機材で事足りるでしょう。しかし、稀に音が聞こえない、カメラが動かないなどのトラブルもいきなり起こってしまうことも以前よりも耳にするようになりました。
いまやWEB会議は一般的となってきたがため、以前は顔を合わせて行っていた重要な会議やセミナーも行うようになってきました。そのため管理職との面談や重要な議題がある会議、あるいは取引先との商談、大人数のセミナー等といったビジネスマナー的に途中切断や音声不通といったトラブルが許されないような場面に接する事も少なくありません。
そのような場合、設備、環境に一抹の不安要素を残したままWEB会議に臨むのはおすすめ出来ません。心置きなく会議に集中するために、安定して使用出来る環境を整え、外部機材を揃えるというのも１つの選択肢です。
2. 会議室で行うウェブ会議でよくあるトラブル
オフィスに出社しているビジネスマンは会議室からPCでWEB会議に参加するというケースも少なくありません。会議室の設計にもよりますが、一般的な会議室はそもそもWEB会議ではなく対面会議の場所として作られています。そのため会議室で行う複数人でのWEB会議はトラブルが発生しやすく、やや使い勝手が悪いことがあります。例えばよくある事例としては「相手の声がよく聞き取れない」「雑音が入る」といった音声系のトラブルが挙げられます。チャットによるコミュニケーションも可能であるとは言え、音声が正常に送受信されない環境では会議の進行も鈍くなってしまうし、何よりもかなりストレスです。良いものにしようと会議をしているのに逆にストレスを溜めてしまうようでは、本末転倒。良いアイディアも思い浮かびにくくなります。
その他の音声系トラブルといえば「音声のハウリング」が挙げられます。ハウリングとは自分や相手の音声が繰り返し再生されたり、金切り音のようなキーンという音が聞こえたりする現象です。ハウリングは解決するまで会議を中断せざるを得ないケースも多く、予めしっかりと対策しておくことが重要になります。
意外と見落としがちなものとしては「資料が見にくい」というトラブルが挙げられるでしょう。WEB会議ではデータ化した資料を画面共有することが多いですが、数が多くなるとすぐに手元で資料を切り替えられずモタついてしまいがちです。どうしてもデータ化が間に合わない場合はカメラで資料を映すこともありますが、画面が安定しなかったり文字が潰れて見えたりなど視認性に難があるケースも少なくありません。紙媒体とは使い勝手が異なります。
また、WEB会議のトラブルで最悪なのは「途中で通話が途切れてしまう」というケースです。これは会議に参加する人数が多いほど発生しやすくなるトラブルとなっています。2～3人のWEB会議であればすぐに再招集することも難しくありませんが、大人数となると全員揃っているかを確認するまでのタイムロスが大きくなってしまいます。一度発生するとその後も断続的に発生しやすいトラブルなので、根本的な予防策を講じておくことが大切です。
3.それぞれのトラブルに対して、何が原因で何をどうすれば改善が図れるのかを解決商品交えて紹介解説
WEB会議のトラブルはまず原因を解明し、適切な対処を施すことで改善することが出来るものが多いです。相手の声が聞き取りにくい場合は、自分の視聴環境あるいは相手の通話環境に問題がある可能性が高いと言えます。自分の環境に問題がありそうな場合は、まず周囲の騒音をチェックしてみてください。大通りに面しているオフィスや壁の薄い建物は外部からの音声が会議室まで届きやすく、WEB会議中の音声が聞き取りにくくなりがちです。環境を抑えるには限界があるため、ノイズキャンセリング機能のついたマイクスピーカーやヘッドセットを用意するのが良いでしょう。これは特定周波数の音をカットする機能となっており、特に車やエアコンの音に効果的です。複数人で会議に参加することを想定するのであればマイクスピーカー、1人用であればヘッドセットを購入しましょう。
★おすすめのスピーカーフォンとヘッドセット
・YAMAHA ユニファイドコミュニケーションスピーカーフォン YVC-331
https://sound-solution.yamaha.com/products/uc/yvc-331/index
・Logiccol H340 USB Computer Headset
https://www.logicool.co.jp/ja-jp/products/headsets/h340-usb-pc-noise-cancelling-mic.981-000714.html
ハウリングはスピーカーから出た音声をマイクが再び拾ってしまうことで発生します。スピーカーの音量や向きを調整すればある程度改善出来る可能性もありますが、ハウリングには相手側の通話環境も関係しているため万全を期すためにはエコーキャンセリング機能が付いたマイクが効果的です。エコーキャンセリングには「エコーサプレッサー」と「適応型エコーキャンセラー」の2種類があり、それぞれ特徴が異なります。前者は通話相手からの信号を受信している間にマイクがミュートになる、後者は通話相手からの反響音に対して同じ周波数を当てることで相殺するというものです。エコーサプレッサーは1対1の通話、適応型は複数の人や拠点が参加する会議に向いています。
★おすすめのスピーカーフォン
・Anker PowerConf
画面共有で資料を映す場合はWEB会議システムの機能を使えば問題ありませんが、手元の紙媒体を共有したいのであればカメラの画素数や撮影の仕方に気を付けておきたいところです。カメラの画素数が足りなければ文字がハッキリと映らず、光源を上手く調整出来なければ資料に影が落ちて見えにくくなります。手元の紙媒体資料を共有する場合は、PCにUSB接続できる書画カメラを導入するのがおすすめです。スタンド付きカメラはライトが備わっている製品が多く、室内の光源を気にせず資料を撮影することが出来ます。書類を撮影すること前提に設計されているため、十分な画素数が確保されている点もポイントです。
★おすすめの書画カメラ
・サンワサプライ CMS-V55S
https://www.sanwa.co.jp/product/syohin?code=CMS-V55S
回線の不調によって通話が中断されてしまう場合は、回線そのものを乗り換えるという手段もあります。ただしインターネット回線は建物や周辺との相性もあるため、実際に導入してみるまで安定するかどうかが分かりません。もしも無線LANを使用しているのであれば、まず有線LANへの切り替えを検討してみましょう。一般的に電波で通信する無線LANよりも、ケーブルで機器同士を接続する有線LANの方が回線が安定すると言われています。有線への切り替えが難しい場合は、高性能な無線ルーターに乗り換えてみましょう。
★お勧めのルーター
・BizAir
https://pitta-lab.com/services/zZYtNFQUjHKX3v7W4PrX
まとめ 設備投資で快適なWEB会議の環境を整えよう
お金をかければ何でも良いという訳ではありませんが、精密機器で構成する以上WEB会議の環境にはある程度投資しておくことも大切です。WEB会議の安定性や快適さは、会議の内容そのもののクオリティを左右すると言っても過言ではありません。映像・音声・回線などトラブルが起きる原因は様々ですが、予め対策を施してスムーズなWEB会議を実現しましょう。
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