テレビ会議システムの選び方とお勧めしたいテレビ会議システム5選

テレビ会議システム（ビデオ会議システム）があれば、会議に参加するために人が集まる必要がなくなります。移動のために、費やしてきた時間や費用を節約できるので企業や従業員の負担を軽減することができるでしょう。今回の記事では、テレビ会議システムとは何かということから、ウェブ会議システムとの違い、必要となる機器、比較ポイントや選び方などの解説に加えて、おすすめのテレビ会議システムの紹介をします。      

1.テレビ会議システムとは何か       

テレビ会議システムとは、専用回線でつながっているモニターやスピーカーなどの機器を利用して、遠隔地にいる相手と会議ができるシステムのことです。

テレビ会議システムの構想は、テレビ放送が始まったころからあったとされています。しかし、技術的な問題が多く実用化を目指して何十年も実験が繰り返されてきました。やがて、1980年代の中頃になり実用化の目処が経ち、電話に続くビジネスモデルとして提供されるようになりました。しかし、当初のテレビ会議システムは大規模で導入できたのはごく一部の大企業のみです。

1980年代後半になってISDNサービスが始まり、多くのデータを扱えるデジタル回線とテレビ会議システムを組み合わせることでネックであった価格も抑えられるようになりました。さらに1990年代後半からインターネットが普及し始めて、IP網への対応も行われます。やがてインターネットはブロードバンドが主流となったことで、高品質な映像・音声を相手に届けられる現在のテレビ会議システムへと変わっていったのです。

テレビ会議システムでは、P2P（ピア・ツー・ピア）という通信方式で端末を接続します。専用の端末を専用の回線でつなげる通信方式のことです。一般的に使われている通信方式には、クライアントサーバー方式もあります。クライアントサーバー方式は、サービスや機能を提供するコンピューター（サーバー）とサービスや機能を利用するコンピューター（クライアント）を接続することでサービスが利用できる仕組みです。

P2P方式の場合、サーバーを経由した通信ではなく、専用の回線に接続されている専用の端末でしか通信が出来ません。その点では不便なのですが、外部からの通信がなく、通信及び端末への負荷が重くなることもないということで安定した通信が可能です。安定した通信は高品質の映像・音声で遠隔地の相手と話ができることに役立っており、映像の乱れや雑音に悩まされることはなくなります。テレビ会議システムを利用すれば、会議をしている中でストレスを感じることはないでしょう。

2.テレビ会議とウェブ会議の違い   

テレビ会議システムとウェブ会議システムの違いは、利用している通信方式の違いです。テレビ会議システムは、P2P方式で専用回線に接続している専用の端末で通信を行います。事前に通信できる環境を整えなければいけないので、会議室に設備が常設されていることが多く、利用目的は社内やグループ企業で行う会議が主です。一方でウェブ会議システムは一般的に利用されているインターネット回線を利用して通信を行います。インターネットが使えるパソコンやスマートフォンがあれば、場所を問わず会議ができることが魅力です。社内やグループ企業だけでなく外部の取引先とも会議ができます。

導入のしやすさや会議への参加しやすさということでは、ウェブ会議システムに利があります。しかし、映像・音声の品質で言えばテレビ会議システムの方が勝っており、対面しているときに近い感覚で話ができるでしょう。また、専用回線・専用端末を利用することで、強固なセキュリティを構築しやすく、部外者には知られたくない秘匿情報を扱う会議には最適です。     

テレビ会議とウェブ会議の違いについてはこちらでさらに詳しく解説しています↓

企業が導入するならどっちがベター？！ テレビ会議システムとウェブ会議サービスの違い

 

3.テレビ会議で必要な機器

テレビ会議システムを導入するにあたって、必要となる機器はテレビ会議システムの専用端末、モニターやプロジェクターなど映像を表示できる機器、スピーカー、回線等が挙げられます。テレビ会議システムの専用端末は、利用するサービスに申し込むことで入手できます。モニター・マイク・スピーカーなどの機能が一体になっていることもあるので確認が必要です。また、端末によって性能が異なりますから、会議を円滑に行えるだけの性能があるのかも、確認しなければいけません。

モニターやプロジェクターなどの表示機器については、会議をする場と参加人数に合わせたサイズ・解像度を選びます。サイズが小さかったり解像度が低かったりすると、相手の表情や資料の文字が読み取れなくなってしまうので会議の進行に支障をきたします。相手の映像と資料を同時に見ながら会議をするときには、複数の表示機器を用意しておけば見やすくなるでしょう。スピーカーはモニターに備え付けのものを利用することもできますが、性能が悪いと相手の発言が聞き取りにくくなります。テレビ会議システムは音質も良いので、それに釣り合う性能のスピーカーを用意しておくことをおすすめします。

回線は、専用回線を引き込むこともあれば、インターネット回線を利用することもあります。専用回線を施設するためには工事が必要で、そのために必要な費用や期間を事前に調べておきましょう。もし、専用回線を引き込むときオフィスを移転する事になったら、移設工事をしなければいけません。インターネット回線を利用する場合、VPNというインターネット上に仮想の専用回線を構築するサービスを使い、ユーザー同士を接続させます。

4.テレビ会議システムの比較ポイントと選び方             

テレビ会議システムの比較ポイントになるのは、接続の安定性、同時接続ユーザー数、操作性、セキュリティ、サポート体制などです。接続の安定性が高くないと、会議をしていても映像の乱れや音飛びなどに悩まされてしまいます。高品質の映像・音声を常に流せる回線であることが重要です。同時接続ユーザー数は、少人数での会議をするつもりなら問題にならないでしょうが、大人数での会議をするつもりならば対応できるテレビ会議システムを選ばなければいけません。操作性は、システムの起動や資料の提示をスムーズに行うために確認しておくべきポイントです。誰が扱っても失敗することがないように、わかりやすいシステムであることが望ましいでしょう。

会議の内容によっては部外者に漏れてはいけないものもあるので注目しておきたいポイントです。会議に参加する方法や通信で用いる暗号の強度などを確認して、強固なセキュリティを構築しているテレビ会議システムを選びましょう。最後のサポート体制は、使用中のトラブルや操作でわからないことがあるときの問い合わせに、素早く対応できるのかどうかということです。困ったときに頼れないサービスでは、安心して使うことができません。なお、テレビ会議システムには、海外のサービスもあります。その場合は、日本語に対応しているのか、日本にあわせた受付時間となっているのかを確認しましょう。

テレビ会議システムの選び方ですが、同時接続ユーザー数やセキュリティなどはサービスの説明を見ればわかります。一方で、接続の安定性や操作性などは、文字ではわからない部分です。そういったポイントについては、無料体験などを利用し、実際にシステムを検証していくことで比較できます。あとは、実際にテレビ会議システムを利用している身近な企業があれば、感想を聞いてみましょう。正直な感想を参考にして選べば、失敗のリスクを減らせます。

5.おすすめテレビ会議システム 5選             

5-1.loopgate

ギンガシステム株式会社のloopgateは、数多くの企業や官公庁に導入されているテレビ会議システムです。loopgateの専用機を設置すれば、常時接続されるので必要なときに会議を行えます。リモコンひとつで簡単に操作できますし、接続地点数は無制限なので全国的に展開している企業でも安心して使えます。また自社開発のシステムであり、土日祝日も含めて対応できるサポートサービスを用意しています。無料トライアルを受け付けており、申込めば専用機、固定カメラ、スピーカーマイクをまとめたトライアルセットが届きます。

5-2.Poly Studio

Poly Studioは、アメリカ・サンフランシスコに拠点を持つPolyのテレビ会議システムです。誰でも扱えるわかりやすい操作性に、高品質の映像と音声、拡張性の高さなどが評価され、世界中で使われています。Poly Studioには多くの魅力があるのですが、Poly Lost Packet Recoveryという技術は注目しておきたいところです。もし、不安定な通信でパケットロスが発生したときに、Poly Lost Packet Recoveryで自動修復を行い映像・音声の乱れを抑えることができます。常に良い環境でテレビ会議ができるとは限らないので、この技術があれば安心です。

5-3.Arcstar TV Conferencing

Arcstar TV Conferencingは、NTTコミュニケーションズが提供するクラウド型テレビ会議システムです。クラウド上に設けられたプラットフォームに、テレビ会議システムの専用回線やインターネットからアクセスすれば、テレビ会議ができる仕組みです。オフィスだけでなく在宅でもテレビ会議に参加できます。24時間365日（日本語・英語）対応のヘルプデスクが用意されており、困ったことがあればいつでも問い合わせができるので安心です。

5-4.Fresh Voice

Fresh Voiceは、エイネット株式会社が提供するテレビ会議システムです。多くの企業・官公庁・教育機関に導入されており、災害時の情報収集ツールに用いている自治体もあります。多くの拠点と同時接続ができるシステム、強固なセキュリティ、シンプルな操作性などがユーザーに支持されている理由です。また価格もリーズナブルで、コストを抑えてテレビ会議システムを導入したいならば、検討してみましょう。

5-5.どこでもSHOWBY

どこでもSHOWBYは、株式会社かんざしの提供するクラウド型Web商談ツールです。画面共有、カメラ撮影などの機能が揃っており、商談を助けるツールということ以外にも会議や見学などにも使えます。どこでもSHOWBYの大きな特徴は、無料版があることです。機能は制限されますが、使い勝手などを確認したいときに初期費用をかけずに導入できます。また、90日間はすべての機能を使えるお試し期間となるので、そこで必要なシステムだと思ったら、お試し期間の終了後に有料版を申し込んでおきましょう。   

まとめ　自社にあったテレビ会議システムを導入しよう          

高品質の映像・音声を配信できるテレビ会議システムを導入すれば、対面と同じように会議は進行するでしょう。また、テレビ会議システムは、交通費や飲食代などのコストを削減できるので、最終的な利益を増やせます。しかし、テレビ会議システムであれば何でも良いわけではありません。導入の目的や会議の参加人数などに合わせて、最適なテレビ会議システムを選びましょう。