企業が導入するならどっちがベター？！テレビ会議システムとウェブ会議サービスの違い

テレビ会議システムの概要と企業が導入するポイント
テレビ会議とウェブ会議の違い
テレビ会議・ウェブ会議の利用メリット・デメリット
おすすめのテレビ会議システム3選
おすすめのウェブ会議システム3選
テレビ会議・ウェブ会議システムでよくある質問
テレビ会議、ウェブ会議におすすめのデバイス

テレビ会議システムの概要と企業が導入するポイント

最近では、コロナの影響もあり、自宅やサテライトオフィスなどの離れた場所から仕事を行うテレワークが増えています。そのなかでも、会議は対面ではなくオンラインで行われるテレビ会議、ウェブ会議によって行われるのが主流となっています。

この記事では、これからオンラインの会議システムの導入を検討している方に向けて、そのニーズに合わせて最適な会議システムを選ぶことができるように、テレビ会議とウェブ会議の違い、導入する際のそれぞれのポイントなどについて詳しく解説いたします。

テレビ会議とウェブ会議の違い

テレビ会議とウェブ会議はどちらも離れた場所にいる相手とコミュニケーションを取るためのものですが、それぞれが全く異なるツールなので、使用される状況や、必要になる機材なども違います。

テレビ会議とは、本社の会議室と支店の会議室など、別の場所にある会議室同士をテレビ画面でつなげるシステムです。会議室に専用の機材を設置し、回線も専用のものを使って行います。

グループ対グループの接続になるので、新人研修やカンファレンス、空間共有といった大規模な会議に向いています。また、専用回線のため、接続の安定性、安全性が高く、役員レベルの社内打ち合わせなどといった重要な会議にも使われます。

ウェブ会議とは、個人が自分のパソコンやスマートフォン、タブレットに専用のアプリケーションをインストールして、インターネット経由で接続するシステムです。場所による制限がなく、専用の機材を必要としないため、手軽に行うことができます。少人数の打ち合わせなど、比較的小規模でスピード感が必要なやりとりに向いています。

ウェブ会議には有料版と無料版があり、無料版では参加人数、会議時間の制限があるのが一般的です。有料版ではその他、ユーザーの管理システム、セキュリティ面などで優れたオプションがついています。

テレビ会議・ウェブ会議の利用メリット・デメリット

テレビ会議のメリット、デメリット

テレビ会議のメリットは、会議室に設置された専用機材、専用回線を使って行うことから、高画質、高音質で安定性のある会議が行えるという点です。会議の参加者の表情やリアクションなどの雰囲気をつかみやすいので、離れていても対面に近い感覚で会議を行うことができます。また、一度導入してしまえば、個人が毎回セットアップをするという手間もかかりません。

テレビ会議のデメリットは、導入の初期費用が高くなるという点です。導入時には、ディスプレイ本体、カメラ、マイク、スピーカーなどの専用機材を会議室に設置する必要があります。また、会議室同士をつなぐので参加者は全員会議室に集まらないといけません。

ウェブ会議のメリット、デメリット

ウェブ会議のメリットは、手軽にどこからでも会議に参加できるという点がまず挙げられます。PCやスマホ、タブレットといったデバイスとインターネットの回線さえあれば、参加者それぞれが異なる場所からでも同時にアクセスできます。また、PC画面の共有、資料の送付も可能です。そして、テレビ会議に比べ導入コストを抑えることが可能です。無料版はもちろんのこと、有料版であっても比較的安価に導入することができます。

ウェブ会議のデメリットには、通信の安定性が参加者個人の環境に左右されるという点があります。また大人数になると参加者一人一人の画面が小さく画質が悪くなる、誰に向けての発言なのか分からなくなる、臨場感がなく表情などの雰囲気をつかみにくくなるという点も挙げられます。

ウェブ会議の無料版、有料版の違い

ウェブ会議の有料版、無料版の違いは、主には参加人数、会議時間の制限、録画機能、ユーザー管理などがあります。ただ、これは利用するツールの種類によっても大きく異なるので、導入する前に確認するほうが良いでしょう。

まず参加人数ですが、どのツールでも有料版と無料版で異なるのが一般的となっています。

例えば、zoomであれば、無料版でも最大100人の同時接続が可能です。有料版はプロ、ビジネス、エンタープライズの3つがあり、プロは無料版と同じく最大100人、ビジネスは最大300人、エンタープライズは最大500人となっています。

会議時間も、有料版、無料版で差があるツールがほとんどです。

zoomの場合、無料では2人以上の会議が40分までと制限されていますが、有料では時間制限がなくなります。

録画機能は、そのありなしだけでなく、無料版だとローカル保存のみなのが、有料版ではストレージ保存も可能になるといったように、保存方法に差があることも多くなります。

そのほか、多くのツールでは有料版のオプションとして会議を便利にする様々な機能が使えるようになります。たとえばzoomでは、有料にすることでユーザー管理を詳細にできるようになります。新規の参加者をcsvで一括追加でき、人数が多くなった会議の招待の手間を少なくすることができます。そして、一度連絡先に登録されたユーザーとは、以後簡単に会議を行う事も可能です。招待を送ったのに参加していないユーザーがいた場合は、再送信をおくることができます。また複数ホストが可能で、他の参加者の音声やビデオの停止する、会議から追い出すといったホストの権限を複数に付与することもできます。

どのツールを導入するか、有料版にするかどうかは、自社で重要視するポイントによって様々だと思いますので、必須な機能、よく使う機能が備わっているかどうかを前もって確認しておいたほうが良いでしょう。

	テレビ会議	ウェブ会議
利用シーン	役員レベルの社内打ち合わせ、研修、カンファレンス、空共有など大規模のもの	社内の打ち合わせ、1対1の会議、採用面接、など比較的小規模なもの
必要になる機材	ディスプレイ本体、カメラ、マイク、スピーカーなど専用機器	PC、タブレット、スマホ
利用場所	専用機器が設置されている場所	どこでも可能
初期費用	高い	安い
安定性	高い	低い
安全性	高い	低い